Efficiëntie verhoogd: vernieuwde vragenboom voor sloopmeldingen

Bij DC Compliance luisteren we naar behoeften van onze gebruikers. Een recente vraag vanuit de praktijk leidde tot een concrete verbetering in de template voor het beoordelen van sloopmeldingen, een mooi voorbeeld van hoe kleine aanpassingen een groot verschil kunnen maken in de dagelijkse werkpraktijk.

Wat was het probleem? De template voor sloopmeldingen bevatte twee vragen waarbij de opzet niet optimaal aansloot op de manier waarop bevindingen worden vastgelegd in het rapport.

Indieningsvereisten De eerste vraag vroeg gebruikers om via een meerkeuzelijst aan te geven welke gegevens ontbraken in de indieningsaanvraag. Het nadeel: wanneer een antwoordoptie werd aangevinkt, kwamen de bijbehorende overtredingsteksten niet automatisch mee in de pdf. Dit omdat het systeem alleen overtredingsteksten koppelt aan vragen van het type 'ja / nee / n.v.t.'.

Inventarisatierapport De tweede vraag liet gebruikers via een meerkeuzelijst aanvinken wat er ontbrak in het inventarisatierapport. Maar er ontbrak een optie om aan te geven dat het rapport wél compleet was, wat in de praktijk regelmatig het geval is.

Hoe is dit opgelost? Voor beide situaties is een slimme workflow ontwikkeld die gebruikers via een logische vragenboom naar de juiste registratie leidt.

Indieningsvereisten De meerkeuzelijst is vervangen door een nieuwe startvraag: "Is de indieningsaanvraag compleet?" De antwoordopties zijn nu: 'Ja, alles is compleet' of 'Nee, dit ontbreekt: [specifiek onderdeel]'. Kiest een gebruiker voor een 'nee'-optie, dan wordt via de workflow automatisch een vervolgvraag van het type 'ja / nee / n.v.t.' getoond. Door daar nogmaals 'nee' te selecteren, wordt de overtreding correct geregistreerd én worden de bijbehorende overtredingsteksten meegenomen in het rapport.

Inventarisatierapport Hier is een 'ja / nee / n.v.t.' startvraag toegevoegd: "Is het inventarisatierapport compleet?" Geeft een gebruiker aan dat het rapport incompleet is, dan leidt de workflow automatisch door naar de oorspronkelijke meerkeuzelijst, waar precies kan worden aangevinkt wat er ontbreekt. Is het rapport wél compleet, dan volstaat één klik.

Het resultaat Twee vernieuwde vragenbomen die zorgen voor:

• Minder kliks om tot de juiste registratie te komen
• Correcte overtredingsteksten in het rapport, ook bij meerkeuzevragen
• Een volledigere template, waarbij ook de situatie 'alles is compleet' goed is afgedekt
• Een logischere gebruikerservaring, aansluitend op de manier waarop inspecteurs in de praktijk werken

Werken deze aanpassingen ook voor jouw organisatie? Deze verbetering ontstond vanuit een concrete gebruikersvraag. Herken jij vergelijkbare knelpunten in jouw templates, of heb je ideeën voor verdere optimalisaties? We horen het graag. Neem contact met ons op!