Handige aanvraagformulieren Drank en Horeca-vergunningen
Vorig jaar startten gemeente Hoorn en Digitale Checklisten een pilot digitalisering vergunningverlening Drank en Horeca. Een belangrijk onderdeel van de pilot was het omzetten van de pdf-formulieren voor het aanvragen van vergunningen naar handige online formulieren. Door de nieuwe formulieren hoeft de aanvrager veel minder in te vullen en de vergunningverleners kunnen het proces verder digitaal afhandelen wat leidt tot een snellere doorlooptijd. Zo verbetert Hoorn de dienstverlening aan ondernemers in de gemeente.
Omzetten van pdf-formulieren
Samen met de gemeente Hoorn werken we aan de digitalisering van het vergunningverleningsproces voor Drank en Horecavergunningen, zoals de Drank en Horecawetvergunning en de exploitatievergunning. Voor het aanvragen van deze vergunningen moet een ondernemer een pdf-formulier voor de aanvraag en een pdf-formulier voor de zogenaamde Bibob-toets invullen. Een hoop papierwerk waarbij beide formulieren deels dezelfde informatie opvragen. Door de pdf-formulieren om te zetten naar één digitaal formulier met handige vragenbomen hoeft alleen te worden ingevuld wat relevant is en is alle informatie direct digitaal op de juiste plek in het dossier opgeslagen. Hiermee besparen zowel de ondernemer als de gemeente de nodige tijd.
Vragenboomstructuur
Voor het nieuwe aanvraagformulier bouwden we verschillende vragenbomen. Bijvoorbeeld voor de rechtsvorm van de onderneming. De vragenboom geeft de aanvragen overzicht en toont alleen de relevante vragen die moeten worden ingevuld. Zo wordt voorkomen dat informatie dubbel moet worden ingevuld of dat onnodige informatie zichtbaar is.
De nieuwste tools
Door het toevoegen van een aantal handige nieuwe mogelijkheden is het formulier extra gebruiksvriendelijk gemaakt. Zo voegden we aan het formulier een filmpje toe dat de gebruiker laat zien hoe je op een veilige manier een kopie van het identiteitsbewijs maakt met de KopieID app. Ook kunnen de aanvrager en de bestuurders van de onderneming het formulier digitaal ondertekenen. Zo kan de aanvraag volledig digitaal worden ingevuld en ingediend.
Samenwerking
De goede samenwerking met de gemeente Hoorn en de feedback van de eerste aanvragers leverden gebruiksvriendelijke formulieren op. Feedback werd direct tijdens de pilot verwerkt zodat we geen vertraging in het project opliepen. Zo kon ook tijdens de Coronacrisis succesvol worden doorgewerkt en beschikt Hoorn nu over een slimme digitale manier voor het aanvragen van Drank en Horecavergunningen.
Wilt u ook uw dienstverlening verbeteren?
Wilt u uw dienstverlening ook verbeteren en uw vergunningprocessen digitaliseren? Neem dan contact met ons op via info@digitalechecklisten.nl of 020-303 20 52 of vraag hieronder een demo aan.
