Het gebruik van persoonsgegevens door de gemeente

Bij gemeenten wordt veel gebruik gemaakt van persoonsgegevens, zowel de gegevens van burgers als van medewerkers. De vraag of de gemeente in bepaalde gevallen persoonsgegevens mag verwerken vereist een nauwkeurige analyse. Voor het verwerken van persoonsgegevens dient de gemeente zich te houden aan de privacywetgeving. Raadsleden hebben een controlerende functie richting het college van burgemeesters en wethouders. Heb je als raadslid aanleiding om vanuit je controlerende functie vragen te stellen over persoonsgegevens en privacy dan kan je jezelf een aantal vragen stellen om dit te verduidelijken. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een beknopte handreiking geschreven dat uit drie belangrijke vragen bestaat. Digitale Checklisten heeft een checklist gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens door de gemeente. Lees verder om meer te weten te komen over de handige aanknopingspunten die hiervoor worden gebruikt.

Verwerkingsverantwoordelijke De eerste vraag luidt: ‘’Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?’’. Allereerst, is het belangrijk om vast te stellen wie de verwerkingsverantwoordelijke is. Meestal is de gemeente zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van gemeentelijke taken, maar het kan zijn dat de gemeente samen met andere partijen hiervoor verantwoordelijk is. Voor burgers is het daarbij ook handig wanneer het duidelijk is voor hen waar zij terechtkunnen met vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens.

Noodzakelijkheidsvereiste De tweede vraag luidt: ‘’Waarom is het verzamelen en gebruiken van de gegevens noodzakelijk?’’. De gemeente dient te kunnen uitleggen en aan te tonen waarom de gemeente persoonsgegevens mag verwerken. Dit betekent dat het gebruik van gegevens in een wet moet zijn vastgelegd. Daarnaast moeten gemeenten zichzelf afvragen of er wellicht een minder vergaande methode is om hetzelfde doel te bereiken.

Informatieplicht De derde vraag luidt: ‘’ *Hoe informeert de gemeente de inwoners over het gebruik van hun gegevens? *‘’. Transparantie is heel erg belangrijk bij de bescherming van persoonsgegevens. Daarvoor dient de gemeente burgers te informeren over de manier waarop zij persoonsgegevens gebruiken en ook vooral hoe dit bij het gebruik van nieuwe technologieën wordt ingezet. Het kan voorkomen dat voorheen geen persoonsgegevens werden gebruikt voor een bepaalde handeling, maar dat tegenwoordig door het gebruik van nieuwe technologieën wel persoonsgegevens worden gebruikt. Verder geldt ook dat burgers toegang tot bezwaar en beroep dienen te hebben wanneer zij vinden dat hun rechten zijn geschonden.

Digitale Checklist De vraag of de gemeente in bepaalde gevallen persoonsgegevens mag verwerken vereist een nauwkeurige analyse en de nieuwe checklist analyseert dit voor je!

Meer informatie Mocht je vragen hebben naar aanleiding van bovenstaande, neem dan contact op met je accountmanager of de servicedesk via info@digitalechecklisten.nl / 020 3032052.