Hoe maak je een goede vragenboom?

Onze klanten maken steeds vaker gebruik van vragenbomen. Het biedt de mogelijkheid complexe wet- en regelgeving om te zetten naar gebruiksvriendelijke checklisten en formulieren. In het begin maakten wij een aantal voorbeelden voor veelgebruikte onderwerpen. Inmiddels bouwen veel beheerders eigen vragenbomen. Om beheerders daarbij nog beter te helpen geven wij hier een paar belangrijkste tips. Kortom, hoe maak je een goede vragenboom?

Werk de vragenboom eerst helemaal uit voordat je deze invoert.

Met vragenbomen bouw je gebruiksvriendelijke checklisten en formulieren. Je helpt gebruikers door precies bij de juiste informatie te komen. Maar hoe maak je een goede vragenboom? We vroegen het aan juridisch contentmanager en vragenboom-specialist Sofia Mahfoudi.

Verwijs alleen naar vragen in de checklist

Een vragenboom toont bij een antwoord een volgende vraag. Die laatste noemen wij de vervolgvraag. Je kan alleen naar een vervolgvraag verwijzen als die vraag aan de checklist is gekoppeld. Direct aan de checklist of via nieuwe categorie. Natuurlijk kan je ook een foute vraag id hebben gebruikt. Kijk dat dus altijd goed na. Kom je er niet uit neem dan altijd contact op met onze servicedesk dan kijken we samen wat er niet goed gaat.

Wees zorgvuldig bij vragenbomen met keuzelijsten

Veel vragenbomen gebruiken als eerste vraag een keuzelijst. Je kan dan van ieder antwoord uit de keuzelijst de volgende vragen bepalen. Let er bij keuzelijsten goed op dat je de verwijzing precies dezelfde tekst als de keuzelijst gebruikt. Ieder verschil zorgt ervoor dat de vragenboom niet werkt. Denk aan een hoofdletter in plaats van een kleine letter of een punt of komma te veel of te weinig. De tekst moet helemaal gelijk zijn.

Gebruik geen Ja/nee-antwoordkeuzes in een keuzelijst

Let met keuzelijsten ook op het gebruik van Ja en Nee als antwoord optie. De keuzelijst werkt dan wel, maar voor de vervolgvraag werkt dit niet. Ja en Nee hoort bij het vraagtype Ja, Nee, N.v.t. Je kan het eenvoudig oplossen door bijvoorbeeld ‘nee’ te vervangen door ‘nee, daarvan is geen sprake’ of een vergelijkbare tekst.

Vul de vraag en categorie-volgorde altijd goed in

Denk goed na over de volgorde van de vragen. Je wilt dat de vervolgvragen op de juiste plek in de checklist komen. Komen de vervolgvragen in dezelfde categorie als de startvraag, geef deze dan dezelfde categorie-volgorde en zorg dat de vraagvolgorde de vraag op de plek laat komen waar je de vraag wilt hebben. Dit is niet zo lastig bij een kleine vragenboom, maar het kan behoorlijk puzzelen zijn als je de DC vragen voor bijvoorbeeld het Bouwbesluit 2012 of het Activiteitenbesluit gebruikt. Kom je er niet uit neem dan contact met ons op.

Gebruik de vraag-ID en niet het P- of Q-nummer

Je kan naar een of meer vragen doorverwijzen door de id’s van die vragen op te nemen. Het P-nummer en het Q-nummer werken niet.

Niet het juiste vraagtype gebruikt

Wanneer je een probleem ervaart met de weergave van een vraag dan kan dit het gevolg zijn van het gebruiken van het verkeerd vraagtype. Check dit daarom nog even voor de zekerheid als een vraag niet of niet juist tevoorschijn komt.

Aanpassen van vragenboom tijdens een update

Het is belangrijk om na het updaten van een checklist te wachten totdat het verversen van de checklist is voltooid voordat er nieuwe aanpassingen in de checklist worden aangebracht. Wacht dus even een paar minuten na een update en houd je e-mail in de gaten voor een bevestiging van de update. Hierna kan je weer aan de slag met nieuwe aanpassingen.

Kortom, neem bij het maken van een goede vragenboom vooral de tijd. Ga je het voor het eerst proberen, begin dan met een simpele en korte vragenboom. Je kan deze later altijd verder uitbreiden.Zo zie je meteen waar je de mist in gaat wanneer de checklist niet helemaal loopt zoals je had verwacht.

Wil jij ook aan de slag met een vragenboom of heb je vragen over onze tips? Schroom dan niet en neem dan contact op met je accountmanager of de servicedesk via info@digitalechecklisten.nl / 020 3032052.