Nieuwe opties voor onze beheerders!

Beheerders hebben een speciale plek in onze app. En die plek breiden we de aankomende tijd behoorlijk uit. Het was al langer mogelijk om zelf de inhoud van het pdf-rapport te bepalen en eigen dossiertypes in te stellen. Vanaf nu kan je zelf accounts aanmaken en checklist templates aan accounts koppelen in de nieuwe beheerdersomgeving. Je kan zelfs direct vanuit de beheerdersomgeving de checklisten aanpassen.

Beheerder zijn de belangrijkste contactpersoon voor ons. Met elkaar zorgen we ervoor dat Digitale Checklisten op de meest gewenste manier voor de organisatie is ingericht. Wij noemen dat zelf “Standaard op maat”. Standaard zijn alle onderdelen die je nodig hebt aanwezig en direct klaar gebruik. De beheerder legt de juiste accenten door de applicatie met eenvoudige aanpassingen op maat in te richten. Zo kunnen beheerders dossiertypes aanmaken en uitbreiden, eigen checklisten toevoegen of onze checklisten uitbreiden of kopiëren en voor iedere gebruiker handige alerts van de werkvoorraad instellen. Op deze manier bieden wij de beheerder steeds meer controle over de applicatie.

Vanaf nu komen daar dus twee mogelijkheden bij: zelf nieuwe accounts aanmaken en bestaande accounts inactief zetten en templates aan accounts koppelen of ontkoppelen. Programmeur Michiel van Oosten ontwikkelde deze nieuwe mogelijkheden en dat deed hij in nauwe samenwerking met de contentmanagers en de servicedesk. Tot nog toe gebeurde het aanmaken van een gebruikersaccount en het koppelen van templates in de oude omgeving. “De servicedesk vroeg mij of dat niet ook in de nieuwe beheerdersomgeving kon zodat beheerders dit eenvoudig zelf kunnen afhandelen”, aldus Michiel.

Dit scheelt beheerders zoveel tijd!

“Beheerders maken nu een taak aan met het verzoek om een nieuw account aan te maken”, legt Giannina Supusepa uit. Giannina is hoofdverantwoordelijke voor de servicedesk en samen met relatiemanager Albert Oost Lievense zorgt zij voor een zo goed mogelijke klantervaring. “In vaktermen noemen we dat de klantreis”, vertelt Albert. “Welke stappen zet de beheerder gedurende het gebruik van DC”, aldus de relatiemanager. Het beheren van accounts en het koppelen en ontkoppelen van templates is een belangrijke taak van beheerders. De beheerder zorgt ervoor dat de organisatie altijd over de juiste templates beschikken zodat de collega’s hun werk goed kunnen doen.

Regelmatig analyseert het team de afgehandelde taken. “Het aanmaken van nieuwe accounts en het koppelen van templates sprong heel erg eruit”, vertelt Giannina. Een substantieel deel van de taken bestaat uit deze verzoeken. Een beheerder maakt daarvoor een taak aan en geeft aan wat moet gebeuren. “Vaak hebben we nog even contact, bijvoorbeeld omdat niet altijd duidelijk is welke templates een nieuwe gebruiker moet krijgen”, ligt Albert het proces toe. “Uit onze analyse kwam ook naar voren dat het afhandelen van deze taken gemiddeld een dag duren, maar bij drukte ook weleens langer. We wilden dat versnellen en de beste manier was de nieuwe beheerdersomgeving. We geven beheerders de mogelijkheid om het zelf te doen,” sluit Albert af.

Michiel keek naar de huidige werkwijze en werkte uit hoe hij dit zo simpel mogelijk kon maken voor beheerders. “Je wilt een overzicht van actieve en inactieve gebruikers hebben. Daarnaast wil je van iedere gebruiker zien welke templates zijn gekoppeld. En andersom natuurlijk ook. Van iedere template wil je de gekoppelde gebruikers zien,” aldus Michiel. “Je kan het van beide kanten benaderen. Maak een gebruiker aan en koppel direct de juiste templates. Of open een template en koppel een of meerdere gebruikers aan de template.” “Je hoeft niet eens meer te verversen. Dit scheelt beheerders zoveel tijd!” zegt een zichtbaar blije Giannina.

Op de vraag of ze beheerders nog iets willen meegeven komt direct antwoord. “Bij vragen kan je ons altijd gratis bellen of mailen. Wij zitten voor je klaar, want ook voor ons scheelt deze werkwijze tijd”. Een echte win-win dus!

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van bovenstaande, neem dan contact op met je accountmanager of de servicedesk via info@digitalechecklisten.nl.