Onderscheid in fysieke en administratieve controlepunten
Op verzoek van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied maakte Digitale Checklisten een splitsing in fysieke en administratieve controlepunten van het Activiteitenbesluit. De splitsing past bij de toezichtpraktijk, waarin administratieve en fysieke onderwerpen meestal op verschillende momenten worden gecontroleerd. Door deze aanpassing toont een checklist met één klik direct alle administratieve vragen.
De Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) werkt al jaren met Digitale Checklisten en is een zeer pro-actieve klant. De afgelopen jaren maakten we samen met de afdelingen Bouw- en Milieutoezicht onder andere koppelingen met het zaaksysteem Mozard. Vorig jaar werkten we samen de specificaties voor vragenbomen uit. Die laatste functionaliteit wordt ondertussen door veel klanten gebruikt en helpt gebruikers op een makkelijke manier door lastige juridische regels, zoals overgangsrecht.
Deze actieve houding van de Omgevingsdienst kwam weer naar voren toen milieu-coördinator Gerard Liefting en beleidsadviseur Bart Menses vroegen om een onderscheid in administratieve en fysieke controlepunten voor voor tankstations. Het Activiteitenbesluit bevat veel voorschriften voor tankstations. Digitale Checklisten heeft voor al die voorschriften checklistvragen opgesteld. Deze checklistvragen zijn verdeeld in categorieën en subcategorieën.
Gerard Liefting legt uit dat de grote hoeveelheid categorieën en vragen het lastig maakt om overzicht te houden. ‘Onze inspecteurs vroegen of het mogelijkheid was om snel alleen de fysieke of administratieve controlepunten te selecteren’, aldus Liefting. Volgens de milieu-coördinator voorkomt dat onnodig gescrol tijdens een controle.
Bart Menses liep de vragen van de checklist voor tankstations na en leverde een lijst aan met administratieve onderwerpen. ‘We keken naar alle onderwerpen die je uitsluitend via de administratie van een bedrijf kan beoordelen’, aldus Menses. Volgens de beleidsmedewerker moet je hierbij denken aan vragen over certificaten, het logboek en periodiek onderhoud.
Digitale Checklisten gebruikte de lijst om het onderscheid in alle vragen van het Activiteitenbesluit door te voeren. Algemeen directeur Lucas Oost Lievense legt uit waarom. ‘Deze aanpassing heeft zo’n duidelijke meerwaarde voor gebruikers dat we het direct voor ons volledige toezichtsprotocol Activiteitenbesluit wilden doorvoeren’.
De contentmanagers van DC liepen de ruim 8.000 vragen van het protocol na en gaven fysieke controlepunten prio 3 en administratieve controlepunten prio 4. Door in een checklist op het filter ‘Prio 4’ te klikken zijn direct alle administratieve controlepunten beschikbaar. ‘Op deze manier werkt het onderscheid voor alle gebruikers van onze checklisten van het toezichtsprotocol Activiteitenbesluit’, sluit Oost Lievense af.
