Oosterhout maakt BAG-proces efficiënter
Samen met Digitale Checklisten vereenvoudigde de gemeente Oosterhout het proces van zogenaamde BAG-meldingen. Een automatische alert geeft de BAG afdeling door wanneer een bouwproject start en wanneer het project gereed is. De bouwinspecteurs hoeven niet meer voor iedere melding een apart formulier in te vullen en de BAG medewerkers krijgen de informatie eenvoudig digitaal aangereikt.
De gemeente Oosterhout voert bouwtoezicht uit volgens het landelijke toezichtprotocol. Daarbij maken ze gebruik van Digitale Checklisten, waarmee onder andere de nodige administratieve handelingen wegvallen. Toen Digitale Checklisten recentelijk een koppeling maakte met het BAG, vroeg René Verschoor, functioneel beheerder bij de afdeling bedrijfsvoering, of we samen met Oosterhout het interne proces van BAG meldingen konden vereenvoudigen. Bouwinspecteurs van de gemeente registeren wanneer een bouwproject start en wanneer het project gereed is. Voor beide situaties vullen de inspecteurs een formulier in en dat mailen ze naar een vast adres van de BAG afdeling.
Dit werkt heel eenvoudig en scheelt ons een hoop administratie!
René Verschoor wilde dit proces vereenvoudigen door achter de vragen ‘Datum start bouw?’ en ‘Datum bouw gereed?’ een alert te bouwen. ‘Op die manier hoeven de bouwinspecteurs alleen maar een vraag in te vullen en niet een heel formulier, aldus de functioneel beheerder. De overige inhoud van het bestaande BAG-formulier konden we eenvoudig overnemen uit de reeds beschikbare informatie uit de betreffende zaak.
Na een korte afstemming met de medewerkers van de BAG afdeling en een paar testjes zijn de alerts live. De BAG medewerkers ontvangen de informatie nu direct in de mail en kunnen deze eenvoudig verwerken, waarmee de gemeente makkelijker aan de BAG-verplichtingen kan voldoen. Bouwinspecteur Marc Moreau is er heel blij mee. ‘Dit werkt heel eenvoudig en scheelt ons een hoop administratie!’. Ook Roy van den Bogaard, medewerker geo informatie van de Afdeling BAG, is positief over de nieuwe werkwijze. 'Het scheelt voor ons een hoop tijd aangezien wij de melding zo gelijk in de BAG kunnen verwerken zonder extra administratief werk', aldus Van den Bogaard. En daar was het iedereen natuurlijk om te doen.
