Pilot drank en horeca gemeente Hoorn

Gemeente Hoorn en Digitale Checklisten voeren samen een pilot Verbetering dienstverlening Drank en Horeca uit. In de pilot stapt Hoorn over van pdf-formulieren naar digitale aanvragen voor het verlengen van de exploitatievergunning. Zo verzamelt Hoorn op een effectieve manier alle informatie over een bepaalde horeca onderneming in één dossier. Al meer dan 10 ondernemers dienden op deze manier met succes een aanvraag in.

Slim aanvraagformulier

Exploitatievergunningen zijn tijdelijk en in de meeste gemeenten moeten deze iedere 5 jaar opnieuw worden aangevraagd. In de praktijk spreken we van een verlening van de exploitatievergunning. Gemeente Hoorn werkt met een aanvraagformulier voor de exploitatievergunning en een formulier voor de zogenaamde Bibob-toets.

Juridisch contentmanager Eline Wit kwam er tijdens het digitaliseren van de twee formulieren al snel achter dat beide veel dezelfde informatie vroegen. 'Door de formulieren samen te voegen hoeft een ondernemer vragen nog maar één keer te beantwoorden', legt ze uit. 'Daarnaast waren veel vragen niet voor iedere ondernemer belangrijk. Het nieuwe formulier toont nu alleen nog de relevante vragen waardoor het invullen eenvoudiger en sneller gaat', sluit de juridisch contentmanager af.

Toets indieningsvereisten

Hoorn en Digitale Checklisten digitaliseren ook het interne proces voor het behandelen van de aanvraag. Wit legt uit dat een aanvraag moet voldoen aan de gestelde indieningsvereisten. Een vergunningverlener kijkt na of de ingevulde informatie klopt. En wanneer een aanvraag niet volledig is dan stuurt de gemeente een verzoek om de aanvraag aan te aanvullen.

Ook voor deze stap van het proces maakte de juridisch contentmanager een checklist en koppelde deze aan een briefsjabloon. Wanneer gegevens ontbreken dan geeft de vergunningverlener dit in de checklist aan. 'Met een druk op de knop krijgt de vergunningverlener direct een volledige brief die zo de deur uit kan', zegt Wit. 'Dat scheelt enorm veel administratief werk voor de vergunningverlener en het proces', sluit ze af.

Inhoudelijke beoordeling en vergunningverlening

In de laatste fase van de pilot digitaliseren Hoorn en Digitale Checklisten de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag en het verlenen van de vergunning. Ook deze stappen in het proces zijn weer een combinatie van slimme vragenbomen en briefsjablonen. Door alle wettelijke beoordelingseisen digitaal na te lopen kan het proces efficiënt worden doorlopen. Het opstellen van de vergunning gebeurt door een sjabloon wat automatisch wordt gevuld met de informatie uit de aanvraag en het dossier.

Samenwerking

De goede samenwerking met een gemeente levert zeer gebruiksvriendelijke checklisten op. De kennis van Digitale Checklisten over het vormgeven van de checklisten en de ervaring van de gemeente met het behandelen van aanvragen is een uitstekende combinatie. Door middel van steeds weer kleine aanpassingen leidt dit uiteindelijk tot een volledige checklist. Kortom een mooie stap in het verbeteren van de dienstverlening voor Drank en Horeca.

Vragen

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van bovenstaande, neem dan contact op met je accountmanager of de servicedesk via info@digitalechecklisten.nl / 020 3032052.