Slimmer rapporteren met de AI-samenvatting

Onze Digitale checklisten voor toezicht op de wet hebben er een slimme assistent bij gekregen: de AI-samenvattingsknop. Met één klik vat AI jouw bevindingen in de checklist samen tot een korte, duidelijke tekst. Zo wordt rapporteren een stuk sneller en makkelijker. In dit artikel leggen we uit hoe deze feature werkt en wat de voordelen zijn!

Hoe werkt de feature? De AI-samenvatting is een specifiek vraagtype. Zo’n vraag is gemakkelijk toe te voegen in elke checklist. Dit gaat in samenspraak met de beheerder. Tijdens een controle vul je onze checklist in zoals je gewend bent. Zodra je klaar bent, klik je op de AI-samenvattingsknop. AI leest de ingevulde velden en maakt daar automatisch een beknopte, goed lopende samenvatting van.

Na het genereren kun je de tekst meteen bekijken en indien gewenst aanpassen. Je ziet zowel de conceptversie, als een voorbeeld van hoe het er in de brief uit zal komen te zien. Tevreden? Dan staat de tekst met één klik op Opslaan direct in de PDF en brief. Daar kun je hem combineren met de standaardonderdelen die al in het gekozen document staan. Zo sluit de samenvatting naadloos aan op het einddocument dat je naar de betrokken partijen stuurt.

Wat levert het op? Rapportages schrijven kan tijd kosten. AI doet het voorwerk voor je:

• Je hoeft zelf geen losse notities om te bouwen tot doorlopende tekst.
• De toon en structuur zijn automatisch uniform.
• Je houdt meer tijd over voor het uitvoeren van de inspectie, in plaats van het opstellen van rapportages. Met andere woorden: jij blijft de expert die beslist wat er in het rapport komt, AI zet jouw bevindingen om in een samenhangend geheel.

Hoe werkt dit technisch? Aan de technische kant stuurt onze software AI een vaste “prompt”: een korte instructie waarin staat wat er samengevat moet worden, hoe de tekst moet klinken en welke punten belangrijk zijn. Dit is veelvuldig getest en gecontroleerd. Dankzij die vaste instructie weet AI precies welke stijl en inhoud gewenst zijn en krijg jij een samenvatting die meteen bruikbaar is.

Standaard maakt AI een samenvatting van overtredingen, maar er zijn ook andere opties mogelijk. Samen met de beheerder kijken we naar de best passende samenvatting voor jouw checklist. De AI-samenvattingsknop is geen vervanging van jouw controle, maar een slimme versneller van je werk. Jij houdt de regie, AI helpt je om sneller tot een scherpe en consistente tekst te komen.

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van bovenstaande, neem dan contact op met je accountmanager of de servicedesk via info@digitalechecklisten.nl / 020 3032052.