Zet vergunningen eenvoudig om in checklisten!

Digitale Checklisten werkt aan een techniek waarbij vergunningen worden omgezet in checklisten. Door gebruik van slimme programma's en vakinhoudelijke kennis maken wij deze omzetting makkelijk, snel en efficiënt. Lees hieronder hoe wij te werk gaan.

Het omzetten van een vergunning naar een checklist is een omvangrijk proces. Een vergunning bestaat uit meerdere voorschriften met verschillende leden. Deze leden zijn losse toetspunten en nemen wij daarom als aparte checklistenvragen in een checklist op. Dat betekent dat wij een voorschrift op splitsen op basis van de verschillende toetspunten. Digitale Checklisten begon daarom kort geleden met het bouwen van een techniek om dit proces te automatiseren.

Hoe zetten wij vergunningenvoorschriften om in checklisten? De programmeurs van Digitale Checklisten bouwden een zogenoemde parser. Een parser is een programma dat teksten opsplitst op basis van specifieke voorwaarden en/of tekens.

Een voorbeeld ter verduidelijking. Een bedrijf heeft een vergunning voor het bieden van gelegenheid tot zwemmen of baden in een badwaterbassin. De vergunning bevat het volgende voorschrift met betrekking tot het houden van een logboek:

"Het logboek bevat in ieder geval een registratie van incidenten met vermelding van: a. de aanleiding; b. eventuele bijzondere omstandigheden; c. de geconstateerde risico’s voor de veiligheid van de gebruikers; en d. de maatregelen die zijn getroffen om herhaling te voorkomen."

Het voorschrift bevat vier leden en elk lid is een eigen toetspunt. Met andere woorden: het logboek moet op al deze punten apart worden gecontroleerd.

Op basis van welke kenmerken en/of tekens kunnen we het voorschrift opsplitsen? In het voorschrift zien we dat elk lid begint met een letter en een punt (a., b., c. en d.). Ook zien we dat een lid kan eindigen met een puntkomma (lid a en b), een puntkomma in combinatie met ‘en’ (lid c) of een punt (lid d).

De programmeurs bouwen deze specifieke voorwaarden in de parser. Zij bouwen bijvoorbeeld dat het voorschrift moet worden opgesplitst als een zin eindigt met een puntkomma of een puntkomma in combinatie met ‘en’. Of ze programmeren dat een voorschrift moet worden opgesplitst als een regel begint met een letter en een punt (a., b., c. of d.).

Vervolgens gaat het voorschrift door de parser. Nadat de parser het voorschrift heeft opgesplitst op basis van de voornoemde kenmerken en/of tekens, exporteert een programmeur het geheel naar een Excel-bestand. In het bestand staan alle leden in aparte cellen.

De programmeur kan de gehele vergunning in één keer door de parser halen. Op deze manier hoeven wij niet zelf alle vergunningvoorschriften op te splitsen. De parser doet dat voor ons. Dit versnelt het proces aanzienlijk en bevordert efficiëntie.

Wat gebeurt er na het parsen? Na het splitsen van de vergunningvoorschriften werken de contentmanagers van Digitale Checklisten verder met het Excel-bestand. Zij controleren op juistheid, corrigeren de eventuele fouten en vullen verdere gegevens aan. Vervolgens lezen zij het Excel-bestand in op Tekstentoelichting.nl. Na het inlezen koppelen zij de vergunningvoorschriften aan de juiste checklistvragen. De vergunning is nu omgezet naar een checklist!

Waar zijn we nu mee bezig? Op dit moment verbeteren wij de parser. Na gebruik ervan evalueren de contentmanagers en programmeurs het resultaat. Daarbij kijken ze naar de eventuele fouten en verdere verbetermogelijkheden. Vervolgens voeren de programmeurs de aanpassingen door in het programma. Het doel is uiteindelijk om de parser te optimaliseren en het proces verder te versnellen.

Vragen Wil je gebruik maken van het bovenstaande? Of heb je andere vragen? Neem dan contact op met je accountmanager of de servicedesk via info@digitalechecklisten.nl / 020 3032052.